Persoonlijke hulpmiddelen

Reglement van ingebruikneming van de Salons van het Hooghuis

ARTIKEL 1  HUURAANVRAAG

Elke huuraanvraag moet schriftelijk gericht worden tot het College van Burgemeester en Schepenen.  Het College beslist zonder verhaal en verleent voorrang aan de hieronder opgenomen prioritaire organisaties :

Het Gemeentebestuur zelf of met de deelname van Het Gemeentebestuur

de verenigingen zonder winstbejag met zetel te Watermaal-Bosvoorde, die medebeheerd worden door leden van het College van Burgemeester en Schepenen of             door personen aangeduid door de Gemeenteraad.

de andere verenigingen en groeperingen met zetel en voornaamste activiteiten in Watermaal-Bosvoorde.

Reservatie en administratieve prioriteiten

Met uitzondering van de organisaties waarvoor de Administratie mede organisator of producer is of gemeentelijke vzw’s is een optie tot reservatie ten vroegste mogelijk één jaar (12 maanden) voor de eigenlijke bezettingsdatum. 

Er zal géén rekening gehouden  worden met reservaties die het jaar overschrijden en de Administratie zal deze aanvragen niet beheren.

Een officiële bevestiging zal opgezonden worden door het Schepencollege 6 maanden voorafgaandelijk de bezetting.

De bezetting op vaste tijdstippen moet jaarlijks om de 6 maanden hernieuwd worden en bevestigd door het Schepencollege.

Géén enkele datum of periode zal ipso facto en exclusief voorbehouden woorden aan een particulier.

Teneinde tentoonstellingen en/of manifestaties te kunnen organiseren behoudt de Administratie het recht om in de lente een periode van meerdere weken te kiezen  evenals de maand september.

De huuropties blijven geldig gedurende één maand, indien deze niet bevestigd werden zullen ze automatisch opgeheven worden.

In de maanden juli en augustus zullen de Salons niet verhuurd worden, het Schepencollege kan hierop uitzondering maken.

In principe is het onmogelijk daags voor en dag zelf van Kermis en Nieuwjaar de Salons te huren.

Indien het College uitzonderlijk ingaat op deze een verhuring, zal het van toepassing zijnde tarief verdubbeld worden.

De Salons van het Hooghuis maken deel uit van de lokalen die opgevraagd kunnen worden in het kader van de “Rampenplan” en/of ingevallen van heirkracht.

In gevallen van nood kan de huur opgezegd worden zonder vooropzeg en zonder schadeloosstelling (terugbetaling van de reeds betaalde sommen).

 

ARTIKEL 2  HUURGELD

Het bezetten van één of meerdere lokalen geeft aanleiding tot de voorafgaandelijk betalen van een huurgeld bepaald volgens de hierna omschreven tarieven

 

TARIEF I

Toepasselijk op :

1-Particulieren

2-Commercieele ondernemigen van watermaal-Bosvoorde zal de huurprijs vermeerderd worden met 20%.

( behalve de Kleine en middelgrote handelsonder-nemingen van Watermaal-Bosvoorde, waarvan het effectief uit maximaal 49 werknemers bestaat)

3-Openbare en gelijkgestelde organismen

4-Socioculturele-, sportieve-, politieke-, enz... verenigingen en groeperingen met zetel en/of voornaamste activiteiten buiten de gemeente.

 

Belangrijke opmerking:

Van 15 september tot en met 30 april, behelst de verhuring op vrijdagavond, zaterdag en de daags voor een feestdag alle zalen.

Indien er géén aanvraag tot bezetting ingediend wordt binnen de maand die de verhuurdatum voorafgaat, mogen de zalen afzonderlijk verhuurd worden.

ËDe huur van de bar of de keuken is verplicht indien er dranken en spijzen verbruikt worden in de feestzaal of de grote haard.

a) Huurtarief per dag :

                                  

feestzaal

 

548-€

grote haard

 

171-€

bar     

 

205-€

keuken

 

121-€

Totaal

 

1045-€

 

b) Huurtarief voor een halve dag :

hetzij van 8 tot 17 uur ; hetzij vanaf 18u30, enkel van maan- tot donderdag, met uitzondering van de feestdagen.

                                   

feestzaal

 

343-€

grote haard

 

105-€

bar     

 

135-€

keuken

 

67-€

Totaal

 

650-€

 

TARIEF II

Toepasselijk op socioculturele-, sportieve-, politieke-, enz... verenigingen en groeperingen met zetel en/of voornaamste activiteiten binnen de gemeente.

 

Opgelet:

Zij die het tarief nr II genieten kunnen slechts twee maal per jaar (01 januari tot en met 31 december) van deze voorwaarden gebruikmaken voor een deel of het geheel van de Salons van het Hooghuis.  Voor de bijkomende huren zal het tarief I van toepassing zijn.

 

Belangrijke opmerkingen

Van 15 september tot en met 30 april, behelst de verhuring op vrijdagavond, zaterdag en de daags voor een feestdag alle zalen.

Indien er géén aanvraag tot bezetting ingediend wordt binnen de maand die de verhuurdatum voorafgaat, mogen de zalen afzonderlijk verhuurd worden.

De huur van de bar of de keuken is verplicht indien er dranken en spijzen verbruikt worden in de feestzaal of de grote haard.

 

a) Huurtarief per dag :

                                         

feestzaal

 

205-€

grote haard

 

66-€

bar     

 

81-€

keuken

 

39-€

Totaal

 

392-€

 

b) Huurtarief voor een halve dag :

 

hetzij van 8 tot 17 uur ; hetzij vanaf 18u30, enkel van maan- tot donderdag, met uitzondering van de feestdagen.

                                           

feestzaal

 

107-€

grote haard

 

39-€

bar     

 

53-€

keuken

 

39-€

Totaal

 

236-€

 

TARIEF III

Toepasselijk op de handelsondernemingen die buiten Watermaal-Bosvoorde gelegen zijn.

 

Belangrijke opmerking:

Van 15 september tot en met 30 april, behelst de verhuring op vrijdagavond, zaterdag en de daags voor een feestdag alle zalen.

Indien er géén aanvraag tot bezetting ingediend wordt binnen de maand die de verhuurdatum voorafgaat, mogen de zalen afzonderlijk verhuurd worden.

De huur van de bar of de keuken is verplicht indien er dranken en spijzen verbruikt worden in de feestzaal of de grote haard.

 

a) Huurtarief per dag :

                                     

feestzaal

 

1094-€

grote haard

 

451-€

bar     

 

410-€

keuken

 

135-€

Totaal

 

2090-€

 

b) Huurtarief voor een halve dag :

hetzij van 8 tot 17 uur ; hetzij vanaf 18u30, enkel van maan- tot donderdag, met uitzondering van de feestdagen.

                                

feestzaal

 

548-€

grote haard

 

171-€

bar     

 

205-€

keuken

 

121-€

Totaal

 

1046-€

 

Repetities, inrichting,…

De inrichters van een spektakel mogen, voor zover de reservaties het toelaten, maximum drie maal de feestzaal huren vanaf 18u30, met uitzondering van de vrijdagen, de zaterdagen, de zondagen en de dagen voorafgaande aan een feestdag en dit binnen de twee weken die hun spektakel voorafgaat.  Het doel van deze huurmogelijkheid is repetities mogelijk te maken evenals, mits akkoord van de andere huurders die tussen deze bezettingen en de voorstellingsavond de zaal huren, de nodige decors op te bouwen.

Deze huurmogelijkheid geeft aanleiding tot het betalen van volgende retributie :

45-€ per keer voor de huurders die onderworpen zijn aan de tarieven I of II

67-€ per keer voor de huurders die het tarief III genieten.

Het College van Burgemeester en Schepenen kan, voor activiteiten onderworpen aan de tarieven I en II waaraan het Gemeentebestuur deelneemt of zijn hulp verleent, de retributie volledig of gedeeltelijke opheffen.

 

ARTIKEL 3 OPENINGSUREN VAN DE LOKALEN

De lokalen zijn op de bezettingsdag toegankelijk vanaf 8 uur op de werkdagen van het Gemeentebestuur en vanaf 9 uur op de andere dagen.

Van zon- tot donderdag, met uitzondering daags voor een  feestdag, moeten de lokalen ten laatste om 0u30 ontruimd en in orde gebracht worden (op 17 uur indien de huur tot dit uur toegestaan is).

Op vrijdag, zaterdag en daags voor een feestdag, moeten de lokalen ten laatste om 4 uur ontruimd en in orde gebracht worden.  Indien deze bepaling niet geëerbiedigd wordt behoudt het Gemeentebestuur het recht om de lokalen door de gemeentelijke politie te laten ontruimen.

De overschrijding van de hiervoor vastgelegde uren zal een supplement van 275-€ per uur (een aangevat uur = een te betalen uur) en dit om het even het van toepassing zijnde tarief.

 

ARTIKEL 4  BORGSOM

Het gebruik van de lokalen tegen de tarieven I II en III geven aanleiding tot de voorafgaandelijke betaling van een in het geheel of gedeeltelijke terug te betalen borgsom van  849-€

Deze borgsom zal overgemaakt worden bij de gemeente ontvanger :

in baargeld

met een cheque uitgeschreven op rekening van een bankagentschap en gewaarborgd door deze

(De kosten van een eventuele beschadiging, vastgelegd door het Gemeentebestuur, of het bijbetalen van bijkomende huururen, zullen van deze borgsom afgetrokken worden.  Hetzelfde geldt voor het bezetten van lokalen waarvoor géén voorafgaandelijke toestemming verkregen werd.

Indien het bedrag van de borgsom onvoldoende is moet de huurder het verschil bijbetalen.

Er zal géén borgsom gevraagd worden aan de paracommunale verenigingen zonder winstoogmerk.

Onverminderd de betaling van huurgeld, behoudt het Gemeentebestuur zich het recht om de lokalen die bezet werden zonder toestemming te laten ontruimen.

 

ARTIKEL 5 TER BESCHIKKING STELLEN VAN BIJZONDER UITRUSTINGSMATERIAAL

Het gebruik van het hieronder beschreven bijzonder uitrustingsmateriaal van de Feestzaal geeft aanleiding tot het voorafgaandelijk betalen van een huurgeld dat als volgt vastgelegd werd :

- geluidsinstallatie :                 per dag of halve dag

                        172-€  voor de begunstigden van de tarieven I en II

                        345-€    voor de begunstigden van de tarief III

 

Onder zijn verantwoordelijkheid (met inbegrip van diefstal)  beschikt de huurder over dit bijzondere uitrustingsmateriaal (met inbegrip van de verlichtingsinstallatie van de scène) dat door de verantwoordelijke van de Salons van het Hooghuis geïnstalleerd worden. 

Deze prestatie is in de prijs begrepen maar zal deel uitmaken van een voorafgaandelijk akkoord af te sluiten met de verantwoordelijke van de Salons.

 

Het gebruik, binnen de lokalen, van een andere uitrusting kan toegestaan worden mits voorafgaandelijke controle en toelating van de verantwoordelijke van de Salons van het Hooghuis.

De aansluitingen van dit materiaal moet gebeuren aan de hand van door de EEG goedgekeurde stekkers.

 

Gedurende de openingsuren van het Gemeentebestuur mag het geluidsvolume de normale werking van deze niet hinderen.  Indien noodzakelijk, mag de  aangestelde gemeentelijke agent het geluidsvolume laten afnemen.

 

ARTIKEL 6 VESTIAIRE

Onder zijn verantwoordelijkheid richt de huurder een vestiaire in.  Deze ruimte mag enkel voor dit doel gebruikt worden, met uitzondering van een expliciete toelating van het Schepencollege, in dit geval met een ander vertrek tot dit doel voorbehouden worden.  Regenschermen, helmen en andere hinderlijke voorwerpen moeten verplichtend in de vestiaire ondergebracht worden.

 

ARTIKEL 7 TOILETTEN

Bij het inrichten van bals, banketten of vergaderingen met meer dan 100 personen zijn de inrichters verplicht iemand aan te stellen voor het toezicht en het onderhoud van de sanitaire installatie.

 

ARTIKEL 8  HET OPSLAGEN VAN GOEDEREN EN MATERIAAL

Na voorafgaandelijk afspraak gemaakt te hebben met de verantwoordelijke van de zaal mogen door de huurder en onder zijn volledige verantwoordelijkheid De niet aan het Gemeentebestuur toebehorende goederen en materiaal opslagen in het hiervoor voorbehouden lokaal.

Het opslagen gebeurt uitsluitend tussen 9 en 12 uur op de dag dat de manifestatie zal plaats vinden of op de laatste werkdag van het Gemeentebestuur die de dag van bezetting voorafgaat en dit voor zoverre dat de andere verhuringen het toelaten.

De goederen en het materiaal moeten, na de bezetting, gedurende dezelfde uren ontruimd worden en dit ten laatste de eerste werkdag van de administratie en dit voor zoverre dat de andere verhuringen het toelaten.

Indien de verantwoordelijke het eist moeten de huurders hun materiaal de dag na de verhuuring ontruimen.  Het Gemeentebestuur kan in géén geval verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal die daags na de bezetting niet zou ontruimd zijn.

 

De huurders mogen enkel de ter beschikking gestelde lokalen bezetten, de gangen moeten vrij blijven van tafels, stoelen, divers materiaal, enz…

 

ARTIKEL 9. WERKEN VAN VOORBEREIDINGEN, INGEBRUIKNNAME, EN ONTRUIMING

Ten einde beschadiging te voorkomen, moeten de werken van voorbereiding, ingebruikname en ontruiming met de nodige voorzorgen gebeuren.

Het Gemeentebestuur herstelt, ten laste van de huurders, de opgelopen schade.

Een contradictoire plaatsbeschrijving zal gezamelijk door de huurder en de verhuurder voor en na de bezetting van de lokalen opgemaakt worden.

 

De bepalingen van het College van Burgemeester en Schepenen met betrekking tot de werken van voorbereiding, ingebruikname en ontruiming met de nodige voorzorgen gebeuren, toegevoegd aan de overeenkomst, moeten door de ingebruiknemers nauwkeurig in acht genomen worden.

Het is verboden om publiciteit of affiches aan te brengen op de buitenmuren van het gebouw.

 

ARTIKEL 10 BETALING

De natuurlijke- of rechtspersonen aan dewelke men toestemming verleende om de lokalen te bezetten zijn verplicht om de bij het artikel 2 voorzien verschuldigde bedrag en de bij artikel  4 voorgeschreven borgsom te betalen, op rekening van het Gemeentebestuur van Watermaal-Bosvoorde, minsten één maand voor de bezettingsdatum.

De huurovereenkomst wordt van ambtswege vernietigd in geval van niet betalen binnen deze termijn.

Zonder betaling zullen de lokalen niet toegankelijk zijn.  Het is passend om op de bezettingsdag om over het nodige betalingsbewijs te beschikken.

De borgsom kan bestaan uit meerdere cheques, gewaarborgd door een bankkaart, die men aan de Gemeenteontvanger overhandigt.  Indien er geen sommen verschuldigd zijn, zullen deze teruggegeven worden.

 

ARTIKEL 11  AFZIEN VAN DE HUUR

Het afzien van de huur dient schriftelijk gericht te worden tot het College van Burgemeester en Schepenen.  Een schadeloosstelling van de helft van het huurgeld zal geëist worden, met uitzondering in het geval van overmacht dat duidelijk aangetoond werd en door het College van Burgemeester en Schepenen als dusdanig aanvaard werd.

 

ARTIKEL 12  VERANTWOORDELIJKHEID VAN HET GEMEENTEBESTUUR

1-De bezetters van de lokalen verzaken zonder voorbehoud aan elk verhaal tegen de Gemeentelijke administratie uit hoofde van de artikels 1386 en 1721 van het Burgerlijk Wetboek.

2-De morele en/of intellectuele verantwoordelijkheid van het Gemeentebestuur mag enkel ingeroepen worden wanneer het Gemeentebestuur als mede-organisator of mede-producent opgenomen is in een activiteit.  Indien dit niet het geval is, is enkel de inrichter van de activiteit de morele en/of intellectuele verantwoordelijke.

3-Wanneer de Gemeentelijke administratie deelneemt als mede-organisator of mede-procudent, moeten de aankondigingen die hierop betrekking hebben duidelijk volgend opschrift bevatten : ‘De Gemeente Watermaal-Bosvoorde’. 

Indien daarentegen, de huurder de enige verantwoordelijke is van een activiteit mag het opschrift ‘De Gemeente Watermaal-Bosvoorde’, onder geen enkele vorm, gebruikt worden.

4-De adresvermelding van de activiteiten die binnen de lokalen plaatsvinden is volgende : « Hooghuis, Gilsonplein, Watermaal-Bosvoorde ».

Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt het recht om een publicitaire tekst die de hierboven vernoemde punten  3  en 4 niet respecteert, op kosten van de huurder, te wijzigen.

 

ARTIKEL 13 VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE BEZETTERS

– Sorteren van het afval en recyclage

De huurders zijn gehouden om de gebruikte oliën terug te nemen en moeten zich dus voorzien van de ad hoc recipiënten.

 

De huurders zijn verplichtend gehouden om hun afval te sorteren en de ter hunner beschikking gestelde vuilbakken te gebruiken.

Papier en karton : Gele vuilnisbak in de bar en gele container van het binnenhof (kartonnen dozen moeten platgedrukt worden)

Plastiek flessen, metalen recipiënten, drankkartons (tetrapak)

Blauwe vuilnisbak in de bar en blauwe container van het binnenhof (het afval moet samengedrukt worden)

Kurken in de blauwe tonnetjes in de bar of in de keuken.

Glazen flessen en recipiënten : in de Glasbak van het binnenhof

 

Het niet respecteren van deze richtlijnen zal aanleiding geven tot het betalen van een som van     298-€  die van de waarborg afgehouden zal worden.

 

– Receptie van de leveranciers

Alleen de huurder is verantwoordelijk voor de receptie en het ophalen van het materiaal (gehuurde meubelen, brouwer, etc).

3- De inrichters van gelijk welk feest of vergadering zijn verantwoordelijk voor de goede orde en het naleven van de wetten en reglementen.

Wij vestigen de aandacht van de huurders en bezetters op de wet van 30 juni 1994 en de uitvoeringsbesluiten van 12 april 1999, voorziende dat de organisatoren van feesten, bals, recepties, in het kort elke publieke manifestatie gedurende dewelke artiesten en/of CD’s of enig andere mediadragers gebruikt worden zich moeten conformeren aan de wet op de ‘Auteurs- en bijkomende rechten’ evenals het algemene invoegen zijnde SABAM-reglement.

Voor nadere informatie :    

‘Auteurs- en bijkomende rechten’ 02/514.27.33

‘SABAM’  02/286.82.11

Wij nodigen de huurders en bezetters uit om contact op te nemen met beide diensten om zich te conformeren aan de bestaande wetgeving.

 

4 – VERKOOP VAN STERKE DRANKEN.

De reglementering met betrekking tot het verkoop van alcoholische dranken moet strikt nageleefd worden.

De organisatoren die sterke dranken wensen te verkopen (meer dan 18°) zijn gehuoden om voorafgaandelijk en schriftelijk, op het moment van de reservatie, de dienst Cultuur hiervan op de hoogte te stellen.

 

5. – VEILIGHEID

Hij (zij) die het contract tekent (tekenen) wordt (worden) ipso facto de verantwoordelijke(n) voor het goede verloop van de activiteit.  Hij/zij wordt de referentiepersoon voor de regisseur en/of de Politie. 

Deze verantwoordelijkheid impliceert de aanwezigheid van een van hen van het begin tot het einde van de activiteit.

 

De organisatoren zijn verantwoordelijk voor hun publiek en voor het goede verloop van het feest.  Indien er meer dan 100 genodigden zijn op het privé- of publieke feest is een orde dienst verplicht.  In geval van probleem is de verantwoordelijke voor de Salons van het Hooghuis gemachtigd om onmiddellijk een einde te maken aan het feest en dit zonder enig verhaal van schadeloosstelling.

Met uitzondering van de gelijkvloerse verdieping is verboden om in het Hooghuis rond te lopen.

 

Het is strikt verboden om de binnenkoer van de Salons van het Hooghuis te bezetten en er zicht te verplaatsen.

Met uitzondering voor het leverene van goederen is parkeren hier verboden.

De deur tussen de zaal en de binnenkoer moet gesloten blijven, maar niet vergrendeld (nooduitgang).

 

6 - Geluidsniveau

De huurders/bezetters waken er over om het geluidsniveau zowel binnen als buiten de zaal te beperken.

Binnen mag het geluidsdrukniveau niet hoger zijn dan 85 dB (A) (gemiddelde meting LAeq,15min gedurende 15 minuten) en de pics (LAmax) worden beperkt tot 92 dB(A).  (NB : dit zijn de Vlaamse normen).  In voorkomend geval, wordt de meting gedaan door de huurder/bezetter of door een vertegenwoordiger van de gemeentelijke administratie op eender welke plaats van de zaal, op 1,5 meter van de grond, met een minimale afstand van 1 meter van de muren en een minimale afstand van 0,50 meter van de geluidsbron.

Buiten, de normen van het Besluit van het Brussels-Hoofdstedelijke gewest van  21 november 2002, met betrekking tot de bestrijding van het buurtlawaai zijn van toepassing.  Indien nodig, wordt de mening uitgevoerd door  Leefmilieu Brussel op verzoek van de plaatselijke bewoners.

 

ARTIKEL 14  VERZEKERINGEN

De OMOP doet, afstand van alle verhaal die ze eventueel kan doen gelden, in geval van ramp, als ondergeschikte van de rechten van de verzekerde, tegen alle administraties, alle publiekrechtelijke- of privé organismen, alle groeperingen, leerlingen- of oud-leerlingen- verenigingen evenals tegen elke persoon (met uitzondering van de exploitanten uit de handels sector) die toestemming verkregen om, hetzij gratis, hetzij tegen betaling, permanent of ten uitzonderlijk titel de gebouwen gewaarborgd voor een publiek gebruik zoals : scholen, feestzalen, Cultuurhuizen, sportieve instellingen en andere gelijkaardigen (met uitzondering van huizen die aan particulieren verhuurd worden) te bezetten, met uitzondering in het geval van kwaadwilligheid en indien de geïnteresseerden het nalieten hun verantwoordelijkheid te waarborgen.

De bezetter / organisator moet een verzekeringspolis contracteren dekkende :

zijn burgerlijke aansprakelijkheid, deze van de organen in de functie van hun mandaat, evenals deze van zijn aangestelden en medewerkers die op gezag van, schade berokkenen, per ongeval, aan derden ;

de burgerlijke aansprakelijkheid kan ten laste gelegd worden aan voornoemde personen die op gezag van, materiele schade berokkenen, per ongeval, aan de lokalen en hun inhoud die ze bezetten.

 

ARTIKEL 15 VERKIEZINGSVERGADERINGEN

Elke politieke lijst kan slechts één maal over de Feestzaal beschikken gedurende de twee maanden die de verkiezingen voorafgaan.

Overeenkomstig het artikel 3, § 1, van de wet van 16.07.1973 op het culturele pakt, zal de toegang tot de huur geweigerd worden aan de lijsten die zich niet houden aan de democratische principes en regels en er zich niet conformeren.

 

ARTIKEL 16  SCHOLEN VAN HET GEMEENTELIJKE GRONDGEBIED

De scholen die gelegen zijn op het gemeentelijke grondgebied, waarvan de het gemeentebestuur géén inrichtende macht is, kunnen, indien de planning en de prioriteiten voorzien in het eerste artikel het toelaat, één maal per jaar, gratis over de Salons van het Hooghuis beschikken.

 

ARTIKEL 17  VERHURINGSWEIGERING

Het Schepencollege van Burgemeester en Schepenen kan de bezetting weigeren aan de natuurlijke- of de rechtspersonen die de bepalingen van dit reglement niet nauwkeurig opvolgden.

Te meer, behoudt het Schepencollege, in geval van vervroegde verkiezingen, het recht om de huur te annuleren voor dit weekend.

 

ARTIKEL 18  TWISTZAKEN MET BETREKKING TOT DE INTERPRETATIE VAN DIT REGLEMENT

Het College van Burgemeester en Schepenen beslist zonder verhaal over de geschillen ontstaan tussen de Administratie en de huuraanvrager en die betrekking hebben tot de interpretatie van dit reglement.  Dit is onder ander van toepassing op de interpretatie van de volgende zin "met zetel en/of voornaamste activiteiten buiten de gemeente"

 

ARTIKEL 19  UITVOERING VAN DIT REGLEMENT19  UITVOERING VAN DIT REGLEMENT

Het College van Burgemeester en Schepenen is belast met de uitvoering van dit reglement.

 

Document acties